Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen freiwillig. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Eine klassische PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher) gefordert, die eine vollständige maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Da die Umstellung Fragen aufwirft, hat das Bundesministerium der Finanzen am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog (FAQ) veröffentlicht, der laufend aktualisiert wird. Dieser Katalog ist eine aktuelle und maßgebliche Orientierungshilfe für Unternehmen, da die wichtigsten Fragen verständlich erläutert werden.
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass auch bei der Erstellung von E-Rechnungen immer wieder Fehler passieren. Dabei wird seitens der Finanzverwaltung zwischen drei Fehlerkategorien zu unterschieden:
Nicht nur den Ersteller der Rechnung, sondern auch den Empfänger treffen Verpflichtungen. Wer E-Rechnungen empfängt, muss sicherstellen, dass sein ERP-System oder seine Buchhaltungssoftware eine zuverlässige Syntaxprüfung und Geschäftsregelvalidierung durchführt und das nachvollziehbar dokumentiert. Fehler in der Rechnung sind weniger für den Aussteller der Rechnung, sondern eher für den Empfänger der Rechnung problematisch, da bei einer fehlerhaften Rechnung der Vorsteuerabzug fraglich ist.
Bitte wenden Sie sich bei Problemen vertrauensvoll und zeitnah an Ihre Steuerberatung, denn die Mitarbeitenden dort wissen, wie man im Zweifel den Vorsteuerabzug doch noch sichern kann.